5 Plattformen, die mittelständischen Unternehmen helfen, Unternehmensdaten effektiver einzusetzen

In mittelständischen Unternehmen entstehen täglich erhebliche Datenmengen. Sie stammen aus Buchhaltungssystemen, CRM-Lösungen, der Personalverwaltung und operativen Anwendungen. Daten sind daher meist ausreichend vorhanden. Schwieriger ist es, diese Informationen schnell und sinnvoll zusammenzuführen, damit sie verlässliche Entscheidungsgrundlagen liefern.

Unternehmen, die Daten besonders erfolgreich nutzen, sind nicht zwangsläufig die größten oder verfügen über besonders komplexe IT-Strukturen. Ausschlaggebend ist vielmehr, geeignete Plattformen so zu verbinden, dass aus einzelnen Datenquellen eine einheitliche Sicht auf das Unternehmen entsteht. Die folgenden fünf Plattformen können dabei unterstützen.

1. Sage ERP: Die zentrale Basis für Unternehmenssteuerung und Datenmanagement

Sage ERP führt zentrale Unternehmensinformationen in einer gemeinsamen Umgebung zusammen, darunter Finanzen, Beschaffung, Lager, Produktion, Vertrieb und Personalwesen. Daten aus voneinander getrennten Anwendungen müssen somit nicht erst zeitaufwendig konsolidiert werden. Sie stehen stattdessen in einer fortlaufend aktualisierten Datenbasis zur Verfügung, auf deren Grundlage Berichte und Analysen in Echtzeit erstellt werden können.

Mit Sage 100 und Sage X3 stellt Sage Lösungen bereit, die auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet sind. Beide Systeme sind modular aufgebaut, skalierbar und verfügen über eine offene Architektur, die die Integration spezialisierter externer Lösungen erleichtert. Diese zentrale Datenbasis schafft die Grundlage, auf der die weiteren Plattformen in dieser Liste ihren Nutzen ausschöpfen können.

Warum das relevant ist: Ohne eine zuverlässige, zentrale Datenbasis erzeugen selbst leistungsfähige Analysewerkzeuge lediglich optisch überzeugende, jedoch nicht belastbare Informationen. Sage ERP schafft die Voraussetzungen für Analysen, auf die Unternehmen bauen können.

2. Tableau: Business Intelligence und Visualisierung von Daten

ERP-Systeme sind besonders gut dafür geeignet, Daten zu speichern und zu verwalten. Für eine anschauliche Darstellung und tiefere Auswertung werden jedoch spezialisierte Business-Intelligence-Tools benötigt. Tableau kann unmittelbar mit Sage ERP verbunden werden und hilft Führungskräften sowie Controllingteams dabei, Finanzkennzahlen, Vertriebsinformationen und operative Kennzahlen in interaktiven, aussagekräftigen Dashboards aufzubereiten.

Statt Daten manuell aus dem ERP zu exportieren und anschließend in Tabellen weiterzuverarbeiten, lassen sich wichtige Kennzahlen jederzeit übersichtlich abrufen. Die Informationen werden automatisch aktualisiert und stehen allen Mitgliedern des Führungsteams zur Verfügung, auch ohne Kenntnisse des ERP-Systems.

Warum das relevant ist: Verständlich visualisierte Daten fließen tatsächlich in Entscheidungsprozesse ein. Tableau wandelt die Rohdaten aus dem ERP in strategisch nutzbare Entscheidungsgrundlagen um.

3. Workato: Integrationsplattform für automatisierte Datenflüsse

Selbst sorgfältig ausgewählte Einzellösungen brauchen eine verlässliche Ebene, über die sie miteinander verbunden werden. Workato ist eine Integrationsplattform, die Datenströme zwischen dem ERP und weiteren Geschäftssystemen automatisiert, ohne dass umfangreiche individuelle Entwicklungsprojekte erforderlich sind.

Legt das CRM einen neuen Auftrag an, kann dieser automatisch an das ERP übermittelt werden. Meldet das HR-System eine Neueinstellung, wird die Personalkostenplanung im ERP entsprechend aktualisiert. Wenn ein Lagerbestand gebucht wird, steht diese Information sofort auch in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Workato sorgt dafür, dass die Systeme als verknüpftes Ganzes arbeiten, ohne Datenverluste oder manuelle Übertragungen.

Warum das relevant ist: Erst durch automatisierte Integrationen werden einzelne Anwendungen zu einem zusammenhängenden digitalen Unternehmen. Fehlen sie, bleiben selbst leistungsstarke Plattformen in Silos und verursachen unter Umständen mehr Aufwand, als sie reduzieren.

4. Salesforce: CRM-Plattform und Vertriebsintelligenz

Werden Vertriebs- und Finanzinformationen in getrennten Systemen geführt, entsteht eine strukturelle Lücke. Das Vertriebsteam arbeitet dann mit einer anderen Sicht auf die Geschäftsentwicklung als die Finanzabteilung, deren Daten aus dem ERP stammen. Salesforce ist das weltweit führende CRM-System und lässt sich über Schnittstellen direkt mit Sage ERP verbinden.

Sobald ein Angebot im CRM angenommen wird, kann automatisch ein Auftrag im ERP entstehen. Wird im ERP anschließend eine Rechnung erstellt, ist der Zahlungseingang direkt im CRM erkennbar. Damit werden kommerzielle Aktivitäten und finanzielle Realität ohne manuelle Datenübertragungen miteinander verbunden. Umsatzprognosen basieren dadurch auf aktuellen Pipeline-Daten und nicht auf historischen Durchschnittswerten.

Warum das relevant ist: Die Verbindung von CRM und ERP schließt die Datenlücke zwischen Vertrieb und Finanzen. Dadurch entstehen verlässlichere Prognosen und schnellere Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen.

5. Staffbase: Plattform für interne Kommunikation im Unternehmen

Unternehmensdaten schaffen nur dann Nutzen, wenn die richtigen Personen sie zum passenden Zeitpunkt erhalten. Entscheidungen, die auf aktuellen Informationen beruhen, können nur Wirkung entfalten, wenn sie innerhalb der Organisation wirksam vermittelt werden. Staffbase ist eine speziell für mittelständische Unternehmen entwickelte Plattform für interne Kommunikation. Über eine zentrale App können Informationen, Berichte und strategische Updates gezielt verteilt werden.

Für Führungskräfte, die Entscheidungen auf Grundlage von ERP- und Business-Intelligence-Daten treffen, bietet Staffbase eine Möglichkeit, sowohl die Entscheidungen selbst als auch deren Begründungen transparent und wirkungsvoll in alle Unternehmensbereiche zu kommunizieren.

Warum das relevant ist: Daten erzeugen erst dann Mehrwert, wenn die daraus abgeleiteten Entscheidungen erfolgreich umgesetzt werden. Klare, zielgerichtete interne Kommunikation verbindet Datenerkenntnisse mit unternehmerischer Wirkung.

Häufig gestellte Fragen

Wann lohnt sich der Einsatz zusätzlicher Business-Intelligence-Tools neben einem ERP?

Business Intelligence bietet den größten Nutzen, wenn das ERP bereits als verlässliche Datenbasis etabliert ist und die Führungsebene komplexere Fragen beantworten muss, die sich mit dem Standardreporting des ERP nicht direkt klären lassen. Dies ist typischerweise der Fall, wenn ein Unternehmen mehrere Produktlinien, Standorte oder Kundensegmente betreibt und nachvollziehen möchte, an welchen Stellen Wert geschaffen oder vernichtet wird.

Wie lange dauert die Anbindung von Tableau an ein bestehendes Sage ERP?

Nachdem die Datenbankverbindung eingerichtet wurde, kann Tableau technisch üblicherweise innerhalb weniger Tage mit Sage ERP verbunden werden. In der Regel nimmt die Entwicklung der relevanten Dashboards sowie die Schulung der Nutzer mehr Zeit in Anspruch. Abhängig von der Komplexität und der Anzahl der Berichte kann dieser Prozess einige Wochen dauern. Erfahrene Implementierungspartner können den Ablauf deutlich beschleunigen.

Braucht ein Unternehmen eine eigene IT-Abteilung, um diese Plattformen einzusetzen?

Für die meisten cloudbasierten Plattformen dieser Liste ist keine eigene IT-Abteilung erforderlich. Der technische Betrieb liegt beim Anbieter, der Updates automatisch bereitstellt und bedarfsgerechte Skalierungen ermöglicht. Für die Konfiguration und Weiterentwicklung von Integrationen und Dashboards empfiehlt es sich dennoch, entweder internes Know-how aufzubauen oder mit einem erfahrenen externen Partner zusammenzuarbeiten.

Welcher Fehler kommt bei der Einführung von Business-Intelligence-Lösungen besonders oft vor?

Ein besonders häufiger Fehler besteht darin, Business Intelligence auf einer unzureichenden Datenbasis aufzubauen. Wenn die Daten im ERP unvollständig, inkonsistent oder schlecht strukturiert sind, liefert selbst das beste Visualisierungstool irreführende Ergebnisse. Investitionen in Datenqualität und eine saubere ERP-Konfiguration sind deshalb die Voraussetzung dafür, dass Business Intelligence den erwarteten Mehrwert erzeugen kann.

Wie kann der Return on Investment von Business-Intelligence-Investitionen beurteilt werden?

Zu den direktesten Kennzahlen gehören weniger manueller Aufwand bei der Berichterstellung, schnellere Entscheidungen bei strategischen Fragen und eine messbare Verbesserung der Entscheidungsqualität. Unternehmen, die Business Intelligence konsequent nutzen, berichten regelmäßig von einer deutlichen Verringerung der Zeit, die Führungskräfte für die Interpretation von Daten benötigen, sowie von einer entsprechenden Zunahme der Zeit für strategische Initiativen.